Prompt cho Quản lý dự án

Bạn là một Project Manager (PMP) giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực [lĩnh vực: CNTT/xây dựng/marketing/...].

Hãy lập kế hoạch dự án chi tiết cho dự án [tên dự án] với các thông tin sau:

• Mục tiêu dự án: [mô tả mục tiêu]
• Thời gian dự kiến: [số tuần/tháng]
• Ngân sách: [số tiền hoặc "chưa xác định"]
• Quy mô nhóm: [số người]

Kế hoạch cần bao gồm:

1. Tóm tắt dự án — mục tiêu, phạm vi, deliverables chính
2. Các milestone quan trọng — với deadline cụ thể
3. Phân chia giai đoạn — Initiation, Planning, Execution, Monitoring, Closing
4. Phân bổ nguồn lực — vai trò và trách nhiệm từng thành viên
5. Timeline Gantt — dạng bảng với các task và dependencies
6. Rủi ro ban đầu — top 3 rủi ro và phương án giảm thiểu
7. KPIs đo lường thành công

Hãy suy nghĩ từng bước và đảm bảo kế hoạch thực tế, khả thi.

Tạo ma trận đánh giá rủi ro (Risk Assessment Matrix) cho dự án [tên dự án] trong lĩnh vực [lĩnh vực].

Thông tin dự án:

• Mô tả: [mô tả ngắn gọn dự án]
• Thời gian: [thời gian]
• Các bên liên quan chính: [liệt kê stakeholders]

Yêu cầu:

1. Xác định ít nhất 10 rủi ro thuộc các nhóm: kỹ thuật, nhân sự, tài chính, thời gian, bên ngoài
2. Với mỗi rủi ro, đánh giá:
   • Xác suất xảy ra: Thấp / Trung bình / Cao
   • Mức độ tác động: Thấp / Trung bình / Cao / Nghiêm trọng
   • Điểm rủi ro (Xác suất x Tác động)
   • Chiến lược ứng phó: Tránh / Giảm thiểu / Chuyển giao / Chấp nhận
   • Hành động cụ thể
   • Người chịu trách nhiệm (vai trò)
3. Trình bày dưới dạng bảng
4. Sắp xếp theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp

Suy nghĩ từng bước: trước tiên phân loại rủi ro, sau đó đánh giá và đề xuất ứng phó.

Bạn là một Scrum Master giàu kinh nghiệm. Hãy hỗ trợ lập kế hoạch Sprint cho team.

Thông tin Sprint:

• Sprint số: [số thứ tự]
• Thời gian: [số tuần] tuần
• Velocity trung bình: [story points] story points
• Số thành viên dev: [số người]
• Sprint Goal: [mục tiêu sprint]

Product Backlog items cần xem xét:

[Dán danh sách user stories / backlog items vào đây]

Hãy thực hiện:

1. Đánh giá và ước lượng từng item (story points theo Fibonacci: 1, 2, 3, 5, 8, 13)
2. Chọn Sprint Backlog — phù hợp với velocity, ưu tiên theo giá trị business
3. Chia task cho mỗi user story (task không quá 8 giờ)
4. Xác định dependencies giữa các task
5. Đề xuất Definition of Done cho mỗi story
6. Cảnh báo rủi ro nếu scope quá lớn hoặc có technical debt

Trình bày rõ ràng, dễ hiểu cho cả team.

Bạn là Project Manager. Soạn báo cáo tiến độ dự án (Status Report) gửi cho [đối tượng: Ban giám đốc/khách hàng/sponsor].

Thông tin dự án:

• Tên dự án: [tên]
• Giai đoạn hiện tại: [giai đoạn]
• Tổng tiến độ: [%] hoàn thành
• Tình trạng chung: [On Track / At Risk / Delayed]

Tuần/tháng vừa qua:

• Đã hoàn thành: [liệt kê các deliverables/milestones]
• Đang thực hiện: [các task đang chạy]
• Vấn đề phát sinh: [mô tả issues nếu có]

Báo cáo cần có:

1. Executive Summary (3-5 dòng, tóm tắt tình trạng)
2. Tiến độ theo milestone — bảng so sánh kế hoạch vs thực tế
3. Ngân sách — planned vs actual spending
4. Rủi ro và vấn đề — mức độ, hành động đã/sẽ thực hiện
5. Kế hoạch tuần/tháng tới — top priorities
6. Yêu cầu quyết định từ stakeholder (nếu có)

Giọng điệu: chuyên nghiệp, ngắn gọn, tập trung vào data. Không quá 1 trang A4.

Soạn Project Charter (Điều lệ dự án) cho dự án [tên dự án].

Bối cảnh:

• Lý do khởi động dự án: [vấn đề/cơ hội business]
• Sponsor dự án: [tên/chức danh]
• Ngân sách dự kiến: [số tiền]
• Thời gian dự kiến: [từ ... đến ...]

Project Charter cần bao gồm:

1. Tên dự án và mô tả tổng quan
2. Business case — tại sao dự án cần thực hiện
3. Mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
4. Phạm vi dự án — In-scope và Out-of-scope
5. Deliverables chính
6. Các bên liên quan (Stakeholder Register) — tên, vai trò, mức ảnh hưởng
7. Ràng buộc và giả định
8. Milestone tổng quan
9. Ngân sách sơ bộ
10. Tiêu chí thành công
11. Phê duyệt — phần ký xác nhận

Hãy suy nghĩ từng bước, đảm bảo charter đủ chi tiết để được sponsor phê duyệt.

Bạn là một facilitator chuyên về project retrospective. Hãy phân tích và tổng hợp bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) cho dự án [tên dự án].

Tóm tắt dự án:

• Mục tiêu ban đầu: [mục tiêu]
• Kết quả đạt được: [kết quả]
• Thời gian: kế hoạch [X tháng] → thực tế [Y tháng]
• Ngân sách: kế hoạch [X] → thực tế [Y]

Các vấn đề đã gặp:

[Liệt kê các vấn đề/sự cố chính trong dự án]

Hãy phân tích:

1. What went well — những gì nhóm đã làm tốt (ít nhất 5 điểm)
2. What went wrong — những gì cần cải thiện (ít nhất 5 điểm)
3. Root Cause Analysis — phân tích nguyên nhân gốc cho top 3 vấn đề lớn nhất (dùng phương pháp 5 Whys)
4. Recommendations — đề xuất cải tiến cụ thể cho dự án tiếp theo
5. Knowledge Base — những kiến thức/template/process nên lưu lại để tái sử dụng

Trình bày khách quan, dựa trên dữ liệu, không đổ lỗi cá nhân.

Tạo Work Breakdown Structure (WBS) chi tiết cho dự án [tên dự án].

Thông tin dự án:

• Mô tả: [mô tả ngắn]
• Deliverables chính: [liệt kê deliverables]
• Thời gian: [thời gian]
• Quy mô nhóm: [số người và vai trò]

Yêu cầu:

1. WBS Level 1: Các giai đoạn chính (phases)
2. WBS Level 2: Các nhóm công việc (work packages) trong mỗi giai đoạn
3. WBS Level 3: Các task cụ thể trong mỗi work package
4. Mỗi task level 3 cần có:
   • Mã WBS (ví dụ: 1.2.3)
   • Mô tả task
   • Ước lượng thời gian (giờ/ngày)
   • Dependencies (task nào cần hoàn thành trước)
   • Người/vai trò chịu trách nhiệm
5. Bao gồm cả các task quản lý (meetings, reviews, documentation)

Hãy suy nghĩ từng bước: bắt đầu từ deliverables, phân rã ngược (top-down) đến mức task có thể assign được.

Trình bày dạng danh sách có thụt đầu dòng (indented list).

Bạn là Project Manager. Hãy phân tích yêu cầu thay đổi phạm vi (Change Request) và soạn tài liệu đánh giá tác động.

Change Request:

• Người yêu cầu: [tên, vai trò]
• Mô tả thay đổi: [mô tả chi tiết yêu cầu thay đổi]
• Lý do: [tại sao cần thay đổi]
• Mức độ ưu tiên: [Cao/Trung bình/Thấp]

Tình trạng dự án hiện tại:

• Tiến độ: [% hoàn thành]
• Ngân sách còn lại: [số tiền]
• Deadline: [ngày]

Hãy đánh giá:

1. Impact Analysis:
   • Tác động đến timeline (thêm bao nhiêu ngày/tuần?)
   • Tác động đến ngân sách (chi phí phát sinh?)
   • Tác động đến chất lượng
   • Tác động đến resources
   • Tác động đến các task/deliverables khác
2. Options: Đưa ra 3 phương án (chấp nhận toàn bộ / chấp nhận một phần / từ chối) với pros/cons
3. Recommendation: Đề xuất phương án tốt nhất kèm lý do
4. Implementation Plan nếu được phê duyệt
5. Approval Section — ai cần phê duyệt

Trình bày chuyên nghiệp, sẵn sàng gửi cho Change Control Board.

Tạo bộ tiêu chí đánh giá và so sánh vendor/nhà cung cấp cho dự án [tên dự án].

Nhu cầu:

• Dịch vụ/sản phẩm cần mua: [mô tả]
• Ngân sách dự kiến: [số tiền]
• Thời gian triển khai: [thời gian]
• Yêu cầu đặc biệt: [liệt kê nếu có]

Các vendor đang xem xét:

[Liệt kê tên vendor và thông tin cơ bản]

Hãy thực hiện:

1. Xây dựng Evaluation Criteria — ít nhất 8 tiêu chí đánh giá:
   • Năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, giá cả, thời gian, hỗ trợ, bảo hành, tài chính, văn hóa phù hợp
2. Trọng số cho mỗi tiêu chí (tổng = 100%)
3. Thang điểm 1-5 cho mỗi tiêu chí mỗi vendor
4. Scoring Matrix — bảng tính điểm có trọng số
5. Phân tích SWOT tóm tắt cho mỗi vendor
6. Recommendation — vendor được đề xuất kèm lý do
7. Rủi ro khi chọn vendor đó và phương án giảm thiểu

Trình bày dưới dạng bảng, dễ so sánh.

Bạn là Scrum Master / Agile Coach. Hãy thiết kế kịch bản điều phối buổi Retrospective cho team.

Thông tin:

• Loại: [Sprint Retro / Project Retro / Quarterly Retro]
• Sprint/giai đoạn: [tên/số]
• Số thành viên: [số người]
• Thời gian: [phút] phút
• Format: [online/offline/hybrid]
• Vấn đề nổi bật: [mô tả ngắn nếu có]

Thiết kế buổi retrospective bao gồm:

1. Ice-breaker (5 phút) — hoạt động khởi động tạo không khí thoải mái
2. Data Gathering (15 phút) — phương pháp thu thập ý kiến (chọn 1: Mad-Sad-Glad / Start-Stop-Continue / 4Ls / Sailboat)
3. Generate Insights (15 phút) — nhóm và phân tích các ý kiến, tìm pattern
4. Decide Actions (10 phút) — chọn top 3 action items, assign owner và deadline
5. Close (5 phút) — tóm tắt và feedback về buổi retro

Mỗi phần cần có:

• Hướng dẫn cụ thể cho facilitator
• Câu hỏi gợi mở
• Công cụ cần dùng (Miro/sticky notes/whiteboard)
• Lưu ý để đảm bảo mọi người đều được phát biểu

Đảm bảo buổi retro mang tính xây dựng, không đổ lỗi, và tạo ra action items cụ thể.